Si vous demandiez à n'importe quel membre de l'équipe d'OMS quel est l'aspect de son travail qu'il préfère, il y a de fortes chances que le fait d'être sur place et de travailler ‘sur le terrain’ figure en tête de liste. Cela nous permet de travailler en étroite collaboration avec nos clients et de mieux comprendre les défis auxquels ils sont confrontés quotidiennement. Compte tenu de l'année 2020, il a été difficile, voire impossible, de se rendre sur les sites de nos clients. Cela signifie que pour nous assurer de pouvoir soutenir nos clients, nous avons continuellement adopté l'un de nos principes fondamentaux : “Trouver un moyen”.
Récemment, l'un de nos clients de longue date nous a demandé de l'aide pour compiler son budget de gestion des actifs pour 2021. Bien que l'équipe d'Outliers ne soit pas étrangère au coaching et aux services à distance, la création d'un budget nous a présenté une nouvelle série de défis.
Comme chacun sait, Le processus de budgétisation prend du temps, exige de la précision et est itératif, ce qui est déjà un défi en temps normal lorsque l'on peut travailler avec les gens en personne. Pour être sûrs de pouvoir soutenir efficacement ce travail, nous avons d'abord dû identifier les nouveaux défis auxquels nous serions confrontés si nous ne pouvions pas être sur place avec notre client. Voici quelques-uns des défis que nous avons identifiés :
- Tous les travaux devront être effectués virtuellement
- L'accès aux données serait limité
- Nous étions à la merci de la disponibilité et de l'environnement de travail des principales parties prenantes.
Il était essentiel de bien comprendre les exigences dès le début, car il fallait plus de temps pour identifier les informations manquantes. Nous avons rapidement constaté que le partage d'informations par courrier électronique était inefficace, en particulier en raison du décalage horaire et des différences d'étiquette en matière de courrier électronique. Nous avons commencé à chercher de nouvelles façons de communiquer les informations vitales nécessaires à l'achèvement du projet. Nous avons découvert que la messagerie instantanée, les appels vidéo virtuels et les tableaux blancs virtuels étaient les moyens les plus efficaces pour garantir une communication ciblée, réactive et claire avec notre client.
Disposer des outils n'était qu'une partie de la solution ; nous devions nous assurer que nous disposions d'un processus efficace. Cela signifiait que nous devions être cohérents et disciplinés dans notre approche :
- Des contrôles réguliers et planifiés. Une réunion hebdomadaire a été organisée avec le groupe afin d'évaluer l'avancement des tâches individuelles de chacun. Ces réunions ont été l'occasion de mettre à jour notre plan si nécessaire et d'offrir un soutien en cas de besoin.
- Examens d'étape. La présentation du budget avait son propre calendrier avec des échéances pour chacun des différents éléments. Les examens d'étape ont été utilisés pour planifier nos tâches, avec une estimation du temps nécessaire pour chacune d'entre elles.
- Dépannage sur place. En cas de problème avec un membre du groupe, ils se sont rendus disponibles pour veiller à ce que le processus continue d'avancer.
Au cours de ce processus, nous avons été en mesure de fournir à notre client un budget complet de gestion des actifs 2021 par le biais d'une assistance à distance.